Excel y Word no quedan automáticamente prohibidos por Verifactu. Tampoco basta con utilizarlos para afirmar que estás fuera del reglamento. La respuesta depende de las funciones que realicen en tu proceso de facturación. La AEAT distingue entre usar una herramienta para escribir y conservar documentos y utilizarla para procesar información que produce libros registro, contabilidad u otros resultados fiscales.
El uso limitado a crear el documento
La primera situación es la que describe la AEAT para herramientas utilizadas únicamente para introducir información, expedir o imprimir la factura y conservarla. La distinción no depende de que el documento tenga un diseño sencillo o de que lo envíes después al cliente. El análisis se centra en lo que hace la herramienta con los datos, incluido lo que sucede una vez creado el documento.
Por eso conviene describir el uso de manera concreta: qué introduces, qué resultado obtienes y qué funciones ejecutas después. Una respuesta como «facturo con una hoja» resulta insuficiente si esa misma hoja prepara otros resultados. La marca de la aplicación no cuenta toda la historia; importa el proceso completo que has construido alrededor de ella.
Cuándo pasa a ser un sistema de facturación
La AEAT indica que sí se consideran sistemas informáticos de facturación cuando, además de emitir documentos, procesan la información para generar libros registro de IVA o IRPF, contabilidad u otros resultados fiscales. Su ejemplo es una macro que genera el libro registro de facturas expedidas. Esa función añade un tratamiento de información distinto de escribir, imprimir y guardar la factura.
No utilices el ejemplo de la macro como una lista cerrada de tecnologías. Lo relevante es el procesamiento descrito por la AEAT. Si tienes automatizaciones o plantillas complejas, revisa qué producen. La guía no permite concluir que cualquier archivo con fórmulas sea un SIF ni que solo las macros puedan serlo: necesitas entender la función fiscal que realiza tu sistema.
Cómo revisar tu archivo sin suposiciones
Empieza por anotar las acciones que realizas desde que introduces los datos hasta que preparas la información fiscal. Si otra persona ha creado la plantilla, pídele una explicación de sus funciones. El objetivo es distinguir la simple elaboración de documentos de la generación de libros registro o contabilidad, y no clasificar el archivo por su apariencia o extensión.
- ¿El archivo solo permite introducir datos y producir la factura?
- ¿Conserva los documentos o también transforma su información?
- ¿Genera un libro de facturas expedidas o resultados de IVA o IRPF?
- ¿Prepara contabilidad u otros resultados fiscales?
- ¿Hay macros o procesos cuyo funcionamiento desconoces?
Estas preguntas sirven para ordenar tu consulta al asesor o al proveedor. No sustituyen el criterio de la AEAT, que puede comprobar el uso real. Si una respuesta no está clara, conserva la descripción funcional y evita basar tu decisión en una frase genérica encontrada en una página comercial.
El ámbito también importa
Una vez entendido el sistema, comprueba la regla de los 4 NO. El reglamento afecta a empresarios y profesionales establecidos en España que expidan facturas y que no facturen exclusivamente a mano, no estén en el SII, no tengan domicilio fiscal en País Vasco o Navarra y no dispongan de una resolución de no aplicación. El uso informático es una parte del análisis, no la única.
Quien emite todas sus facturas a mano, mediante talonario o a máquina, queda fuera de este reglamento. No confundas esa situación con disponer de una hoja que procesa datos fiscales: son circuitos diferentes. Tampoco deduzcas que el número reducido de facturas cambia por sí solo la naturaleza de las funciones que ejecuta el sistema.
Si necesitas pasar a un programa adaptado
Para los obligados, las fechas son el 1 de enero de 2027 si tributan por el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos. Antes de la fecha correspondiente existe un periodo de pruebas. Puedes aprovecharlo para comparar opciones y pedir la declaración responsable del fabricante, prevista en el artículo 13 del RRSIF.
La aplicación gratuita de la AEAT es una alternativa disponible en la Sede electrónica con certificado, Cl@ve o DNIe. También puedes comparar programas comerciales. En ambos casos, separa la necesidad de adaptar la emisión de facturas de otras funciones que quieras cubrir. Elegir primero qué necesitas facilita revisar el coste y evita contratar funciones únicamente porque acompañan a un mensaje sobre Verifactu.
Si conservas un programa anterior, la AEAT diferencia su uso exclusivo para consultar el histórico, sin capacidad de facturar, de la tenencia sancionable. Antes de mantener una herramienta antigua operativa, consulta cómo quedará configurada y qué posibilidades conserva. Esa revisión es especialmente útil cuando el cambio incluye archivos o automatizaciones que seguirás abriendo para consultar datos.
Elige según tu situación
Utiliza el comparador de programas Verifactu para revisar precios y funciones. También puedes consultar Verifactu para autónomos y programas para profesionales. Comprueba las condiciones en la web oficial antes de contratar.
